In het contact tussen vrijwilligers en de mensen die zij helpen of tussen coördinatoren en de vrijwilligers die zij begeleiden, gaat natuurlijk niet altijd alles even goed. Aan de waterkant vast ook niet! Belangrijk smeermiddel in de communicatie is dat je elkaar daarop kunt aanspreken. Dat dit niet zo makkelijk is, hoor ik vaak tijdens trainingen hierover. Ook tijdens de landelijke Samen VISsen-dag kwam dit ter sprake. Neem de volgende situatie:
“Dat zal ik nooit durven. Weet je, ze is zo scherp en pinnig. Ze wordt vast enorm boos.” Henk is een kleine schuchtere man die in een hoekje van de trainingszaal zit. Aangezien hij zijn baas zo angstig beschrijft, zal ik hem nooit vergeten. De vrouw houdt hem al 11 jaar flink onder de duim. Zo moet Henk steevast overwerken. “Dat vind ik niet zo erg. Het is meer de toon waarop ze met me praat, of noem het maar afblaffen, die me zo tegenstaat.“
“Henk joh! Je moet er wat van zeggen, want dat kan niet! Zeg het gewoon recht in haar smoel!” zegt een medecursiste die duidelijk niet op haar mondje is gevallen. Maar iedereen in de zaal zag ook wel dat Henk dat nooit zou doen. Het onderwerp feedback maakt altijd veel los. Want hoe vertel je als Samen VISsen-coach, een vrijwilliger dat je niet mag roken aan de waterkant als dat is afgesproken met het zorgcentrum? Of hoe zeg je tijdens een VISles tegen een ervaren vrijwilliger dat hij een vis niet met droge handen moet vastpakken in aanwezigheid van allemaal kinderen? En hoe spreek je je baas aan op de toon die zij tegen jou gebruikt?
Net als Henk vind ik feedback geven lastig. Toch zijn er een paar eenvoudige tips die je kunnen helpen. De eerste is om je zin altijd te beginnen met ik. Zo voorkom je dat je aanvallend overkomt. Dus niet: “He! Je weet toch dat je niet mag roken vandaag!” Maar “hé, ik zie dat je een sigaret opsteekt. Ik vind het moeilijk om te zeggen, maar dat kan helaas niet vandaag, want we hebben met het zorgcentrum afgesproken dat we dat niet zouden doen.” Grote kans dat de ander dan de sigaret weg doet of anders het gesprek met je aangaat over het waarom.
Tip twee is daarbij dat het belangrijk is om rustig en vriendelijk te praten, want het is de toon die de muziek maakt. Vervolgens kun je een oplossing, alternatief of verzoek aandragen (tip drie). “Misschien kun je hem voor straks bewaren als we weer onder ons zijn?”
Als je iemand niet wil afvallen in een groep, en je kunt de ander niet even apart nemen, begin dan met compliment. (tip vier). In het geval van de ervaren vrijwilliger die een vis met droge handen oppakt, zou je kunnen zeggen: “He Simon, het valt me op dat je zo goed bezig bent met de kinderen dat je volgens mij eventjes vergeet dat je de vis met droge handen oppakt. Terwijl ik je normaal altijd aan de kinderen hoor uitleggen dat dat niet goed is voor de slijmlaag. Is het niet Simon?” Op deze manier geef je hem eerst erkenning voor zijn werk en vervolgens verpak je de feedback op een vriendelijke manier en nodig je hem uit om zijn fout toe te lichten.
Henk maakte braaf aantekeningen en deed flink mee in de oefeningen. Dit is meteen de vijfde tip: oefen, oefen dat lastige gesprek. Elk gesprek, hoe pijnlijk ook, zal daardoor makkelijker gaan.
De week erop hangen we aan Henks lippen. Trots vertelt hij: “ik heb het gezegd. Voor het eerst in 11 jaar. Ik zei toen ze me weer afbekte: “ik werk hier nu al zolang en ik vind dat de toon die jij tegen mij aanslaat niet past bij een chef.” Zou je dingen in het vervolg vriendelijker kunnen vragen? Haar antwoord? Je hebt gelijk Henk, het spijt me. Ik beloof beterschap.”
Gaat het altijd zo makkelijk. Nee, maar deze keer toevallig wel. Ik zal Henk daarom nooit vergeten. Hij mij wel overigens. Een week later kwam ik hem tegen op een veerpontje in Amsterdam. Hij kwam naar me toe en zei: “bedankt voor al je tips, ze hebben mijn werkende leven enorm veranderd. Echt bedankt Maarten!” Ik heb mijn feedback daar weer op maar ingeslikt.
Jaap Vriend,
Meer over dit onderwerp komt later aan bod tijdens het theatercollege! Het theatercollege is onderdeel van de landelijke Samen VISsen-dag op 29 september. Meer over deze dag vind je in de laatste nieuwsbrief aan de Samen VISsen-coaches. Heb je deze niet ontvangen? Mail dan naar
samenvissen@sportvisserijnederland.nl